Digitalização de Documentos
A digitalização de documentos é um serviço que oferece grande praticidade, tanto para empresas quanto para pessoas físicas. A digitalização permite o armazenamento dos documentos de forma facilitada, abolindo a necessidade de documentos em papel. Para pessoas físicas, além do armazenamento, permite diversas transações que necessitem do envio de documentos online. Para empresas, contribui para a segurança da informação, além de gerar economia.
Digitalização de documentos: Saiba como funciona essa técnica
Sabemos que documentos físicos podem ajudar, mas também podem e muito atrapalhar em questão da organização, ainda mais se trabalharmos em um segmento onde temos que lidar diariamente com vários arquivos. Por essa razão, é importante conhecermos a técnica de digitalização de documentos, um serviço que vai ajudar muitos funcionários no dia a dia.
O processo de digitalização se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens, podendo ser chamado de scanner, que vai ler o documento físico, transferi-lo ao computador e depois armazená-lo, assim é possível que você encontre com maior facilidade as documentações da sua empresa.
Imagine trabalhar em um RH de uma empresa, por exemplo, e ter que procurar as documentações dos funcionários através de inúmeras pastas de arquivos guardados no armário, não vai ser nada legal. Agora, os documentos estando no computador será muito mais simples, pois você não perderá seu tempo na busca por arquivos empoeirados.
Como é feito o processo de digitalização de arquivos?
Como já mencionado anteriormente, a digitalização é um processo que beneficia muito as empresas, isso porque elas não apenas vão se livrar do excesso de papéis, como também organizar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade, qualificando a gestão de documentos, principalmente nas áreas de administração, financeiro e RH.
Além disso, essa técnica é muito simples de fazer, exige apenas a preparação dos documentos da maneira correta, seguindo as seguintes etapas:
- Preparação: Para preparação, os usuários devem retirar os grampos ou clipes que estão prendendo os documentos; higienizar as folhas, caso tenha algum tipo de sujeira evidente, assim o scanner não consegue captar e eliminar qualquer detrito no documento;
- Captura: Para a melhor captura, temos que levar em consideração que os documentos são tratados com recursos digitais para as imagens terem a máxima qualidade visual possível. Para isso, escolha um melhor formato para salvar seu arquivo, que estão entre: JPG, PDF e TIF;
- Organização dos arquivos: Assim que os documentos já estiverem salvos no seu computador, é possível organizá-los por nomes ou datas, e criar várias pastas digitais, assim você vai conseguir encontrá-los com facilidade.
Vantagens da digitalização de documentos em uma empresa
Existem muitos motivos que levam as empresas a digitalizar seus documentos, e o principal deles é a organização, isso porque ninguém quer ficar perdendo horas do dia procurando por um arquivo. Agora quando são passados para o computador, o processo fica muito mais simples.
Veja abaixo outras razões para aderir a essa técnica em seu negócio:
- Economia: Sem dúvidas sua empresa terá menores gastos, isso porque não vão se preocupar em comprar folhas ou mesmo tintas para impressora;
- Segurança de dados: Uma vez que os arquivos forem transferidos para o computador, estarão totalmente protegidos e sob comando apenas de pessoas autorizadas;
- Organização dos arquivos: Outra vantagem da digitalização é a possibilidade de organizar os arquivos de maneira mais simples. Ao utilizar um sistema para gerenciamento eletrônico, os documentos podem ser separados em pastas, onde podem ser organizados por nomes ou datas;
Onde encontrar um serviço de digitalização de documentos?
Agora que conheceu mais sobre o processo, é importante que sua empresa invista o quanto antes nesse serviço. E se você ou o restante dos funcionários não quiserem ter trabalho com a digitalização, fiquem tranquilos, pois é possível contar com a ajuda da empresa Copy Center, uma companhia que atua no mercado de impressão há mais de 30 anos e trabalha com equipamentos de última geração para proporcionar o melhor e mais moderno resultado aos seus clientes.Entre em contato agora mesmo e faça um orçamento!
